Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning), là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hay còn gọi là phần mềm quản trị doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm ERP tạo ra một quy trình làm việc thống nhất, xuyên suốt giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Phần mềm ERP là sự kết hợp toàn diện của nhiều công cụ, vì vậy mỗi doanh nghiệp chỉ cần sử dụng duy nhất một phần mềm để quản lý toàn bộ.
Chức năng phần mềm quản lý doanh nghiệp
Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp mà sẽ yêu cầu thêm hoặc bớt chức năng của ERP. Dưới đây là 6 chức năng chính của phần mềm quản lý doanh nghiệp được sử dụng rộng rãi nhất.
- Quản lý nguồn lực nhân sự
Chức năng này gần giống với phần mềm HRM: xử lý các công việc liên quan đến nhân viên, bảng lương, bảng chấm công, v.v… Phân hệ này sẽ thực hiện tự động hóa các thanh toán, bao gồm tiền lương, khấu trừ, thưởng, v.v… Ví dụ: bảng lương của một nhân viên tháng này sẽ được tổng kết dựa trên mức chấm công, tiền thưởng, trợ cấp, trừ thuế, các khoản khấu trừ khác và sau đó sẽ được gửi thẳng vào tài khoản nhân viên đó.
- Quản lý quan hệ khách hàng
Phân hệ này lưu trữ tất cả dữ liệu liên quan đến khách hàng, cung cấp cho người dùng những thông tin có thể đẩy mạnh chiến dịch quảng cáo và bán hàng. Ví dụ: phân hệ này có chức năng theo dõi thói quen mua hàng của khách hàng, vì vậy người dùng có thể xem sản phẩm nào là phù hợp nhất, thời điểm nào tốt để có thể tiếp cận và thu hút khách hàng.
- Quản lý kế toán – tài chính
Phân hệ kế toán giúp doanh nghiệp thực hiện những công việc như tổng hợp, thống kê, phân tích tài chính, hỗ trợ làm báo cáo thuế, v.v…
Bên cạnh đó, phân hệ quản lý tài chính sẽ theo dõi dòng tiền, bao gồm mua đồ dùng, máy móc, trang thiết bị, trả lương, xuất hóa đơn cho khách hàng. Sau khi tổng kết được các thông tin cần thiết, phần mềm sẽ tự động hỗ trợ lập ngân sách, đưa ra dự báo tài chính, đề xuất theo dõi chi phí, v.v…
- Quản lý sản xuất
Phân hệ sản xuất giúp doanh nghiệp thực hiện các nhiệm vụ chính liên quan đến sản xuất. Ví dụ: Lập lệnh sản xuất, lập kế hoạch/đơn đặt hàng sản xuất, dự tính số lượng nguyên vật liệu cần dùng cho sản xuất, cập nhật/theo dõi tiến độ sản xuất, v.v…
- Quản lý bán hàng
Hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ về marketing, bán hàng, chế độ hậu mãi. Đồng thời kết nối dữ liệu đưa ra các báo cáo dưới dạng biểu đồ về tình hình bán hàng của doanh nghiệp, lãi/lỗ, v.v… để doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể và đề ra các phương án bán hàng hợp lý. Một số chức năng của phân hệ Quản lý bán hàng như tiếp thị marketing, quản lý bán hàng, quản lý đơn hàng, tình hình kinh doanh, cung cấp giải pháp chăm sóc khách hàng, v.v…
- Quản lý hàng tồn kho
Phân hệ quản lý hàng tồn kho hỗ trợ doanh nghiệp xử lý thực hiện các đơn hàng và theo dõi hàng tồn kho, phân tích, đề xuất tăng/giảm số lượng hàng tồn kho. Một số chức năng chính của phân hệ như: thống kê kho hàng, dự kiến hàng nhập, dự báo tồn kho, v.v…
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý được thiết kế riêng
- Dễ thao tác, sử dụng, có thể truy cập từ các thiết bị di động.
- Nâng cao lợi thế cạnh tranh
- Tối ưu nguồn lực nội bộ.
- Tinh gọn các bước trung gian trong quản lý, quy trình hoạt động.
- Kết nối, đồng bộ thông tin giữa các phòng ban trong doanh nghiệp.
- Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng và chuẩn xác.
- Hệ thống báo cáo trực quan, sinh động.
- v.v…