Quản lý dữ liệu và báo cáo bằng Excel rất phổ biến trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam. Điểm mạnh của Excel là dễ sử dụng, linh hoạt và nhanh chóng thay đổi theo nhu cầu của doanh nghiệp. Cũng vì tính dễ điều chỉnh nên thường xảy ra tình trạng sửa số liệu hoặc hỏng liên kết giữa các file dữ liệu với nhau. Dẫn đến các báo cáo không thống nhất, xuyên suốt giữa các phòng ban, gây khó khăn cho việc ra quyết định của ban quản trị mỗi khi cần sử dụng các số liệu quan trọng.

Về lâu dài, khối lượng lưu trữ các file Excel sẽ gia tăng, không tránh khỏi việc thất thoát, xóa nhầm hoặc lộ các file quan trọng ra bên ngoài do việc chia sẻ file rất dễ dàng.

Khi số hóa quy trình hoạt động của doanh nghiệp, những dữ liệu quan trọng sẽ được phân quyền cụ thể đến từng bộ phận. Số liệu chia sẻ liên phòng ban sẽ cập nhật liên tục, tức thời, giúp cải thiện tốc độ truyền thông và xử lý sự cố ngay khi vấn đề xảy ra. Các báo cáo cũng được cập nhật số liệu mới nhất và dễ dàng truy cập, giúp việc tiếp cận thông tin nhanh chóng, chính xác nhất có thể.

Bên cạnh đó, việc ghi nhận thông tin truy cập kho dữ liệu cũng giúp nhà quản lý kiểm soát việc dữ liệu doanh nghiệp được nội bộ sử dụng như thế nào và có phương án xử lý khi gặp vấn đề.

Trước tiên cần xác định với cách quản lý hiện tại, bạn vẫn nắm kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp hay không? Nếu mọi thứ vẫn trong tầm kiểm soát, và bạn hài lòng với hệ thống báo cáo, kiểm soát nội bộ thì nên duy trì cách vận hành hiện tại. Chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ vào quản lý doanh nghiệp sẽ phát sinh một khối lượng công việc không nhỏ lên đội ngũ hiện tại, và làm thay đổi thói quen, cách thức làm việc của toàn doanh nghiệp. Điều này chưa hẳn là tốt nếu sự hi sinh về thời gian, công sức của mọi người không mang lại kết quả như mong đợi. Vì vậy cần cân nhắc sự đánh đổi khi áp dụng giải pháp công nghệ vào quản lý doanh nghiệp.

Đứng ở góc độ quản lý doanh nghiệp, ngoài một kế hoạch kinh doanh khả thi thì phần quan trọng không kém là quy trình làm việc và kiểm soát nội bộ. Bạn cần một người tư vấn về xây dựng hệ thống kế toán, ghi nhận sổ sách, hóa đơn chứng từ và thiết kế các form mẫu bảng biểu cho hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Khi mọi sự chuẩn bị đã hoàn tất, hãy bắt đầu áp dụng vào thực tiễn và nhanh chóng điều chỉnh để thích nghi với thay đổi. Sau 3-6 tháng đầu hoạt động, mọi việc sẽ tương đối đi vào nề nếp và bạn hãy quay lại và đọc những thắc mắc thường gặp bên trên.

Tuy nhiên, vẫn có một số ngoại lệ cho việc áp dụng công nghệ ngay từ đầu: Đó là khi bạn nhận chuyển giao mô hình kinh doanh, hoặc chính bạn đã có sự am hiểu nhất định về cách thức vận hành của mô hình kinh doanh hiện tại. Lúc đó bạn sẽ biết những hạn chế của cách làm cũ, và việc áp dụng công nghệ sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí của doanh nghiệp. Như vậy, việc phối hợp giữa công nghệ vào quy trình hoạt động, số hóa hệ thống báo cáo, kiểm soát nội bộ sẽ giúp bạn vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn.